CARA MENENTUKAN

PRIORITAS MASALAH

(TEKNIK NON SKORING)

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kita tidak terlepas dari pentingnya sebuah perencanaan. Salah satu aspek perncanaan sebagai langkah yang pertama adalah menentukan prioritas masalah (problem priority). Kita sering sudah dapat menjaring beberapa data yang merupakan temuan permasalahan yang dihadapi di lapangan, tetapi kita terbentur pada masalah keterbatasan ketersediaan sumber daya, keterbatasan, biaya, dan keterbatasan waktu. Sehingga kita perlu berpikir menentukan masalah mana yang akan kita selesaikan terlebih dahulu. Ada beberapa cara dalam menentukan prioritas masalah, secara garis besar dibagi 2 yaitu Teknik Non Skoring dan Teknik Skoring.

Teknik Non Skoring yaitu teknik yang digunakan apabila dalam penggalian data kita tidak tersedia data kuantitatif (data berbentuk angka) yang lengkap dan cukup atau dengan kata lain data yang tersedia adalah data kualitatif (data yang berasal dari jajak pendapat peserta). Teknik Non Skoring terbagi dua, yaitu :

1.      Teknik Delphi

1. Pengertian Teknik Delphi

Teknik Delphi adalah cara mendapatkan informasi, membuat keputusan, menentukan indikator, parameter dan lain-lain yang reliabel dengan mengeksplorasi ide dan informasi dari orang-orang yang ahli di bidangnya, yaitu dengan menggunakan kuesioner yang diisi oleh ekpertis atau praktisi yang kompeten di bidang yang akan diteliti, kemudian hasil kuesioner ini direview oleh pihak fasilitator atau peneliti untuk dibuat summary, dikelompok-kelompokkan, diklasifikasikan dan kemudian dikembalikan pada ekspertis dan praktisi yang sama untuk direview, direvisi dan begitu seterusnya dalam beberapa tahap yang berulang.

Jadi dapat disimpulkan Delphin Technique yaitu penetapan prioritas masalah tersebut dilakukan melalui kesepakatan sekelompok orang yang sama keahliannya. Pemilihan prioritas masalah dilakukan melalui pertemuan khusus. Setiap peserta yang sama keahliannya dimintakan untuk mengemukakan beberapa masalah pokok, masalah yang paling banyak dikemukakan adalah prioritas masalah yang dicari.

2. Sejarah Metode Delphi

Metode Delphi dikembangkan oleh Derlkey dan asosiasinya di Rand Corporation, California pada tahun 1960-an. Metode Delphi merupakan metode yang menyelaraskan proses komunikasi komunikasi suatu grup sehingga dicapai proses yang efektif dalam mendapatkan solusi masalah yang kompleks.

3. Pendekatan Dalam Metode Delphi

Pendekatan Delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu : Pembuat keputusan, staf, dan responden. Pembuat keputusan akan bertangungjawab terhadap keluaran dari kajian Delphi. Sebuah grup kerja yang terdiri dari lima sampai sembilan anggota yang tersusun atas staf dan pembuat keputusan, bertugas mengembangkan dan menganalisis semua kuisioner, evaluasi pengumpulan data dan merevisi kuisioner yang diperlukan. Grup staf dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman dalam desain dan mengerti metode Delphi serta mengenal problem area. Tugas staf kordinator adalah mengontrol staf dalam pengetikan. Mailing kuesioner, membagi dan proses hasil serta pernjadwalan pertemuan. Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang setuju untuk menjawab kuisioner.

4. Langkah- Langkah Metode Delphi 

Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):

1.      Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.

2.      Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih.

3.      Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi.

4.      Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.

5.      Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.

6.      Pada tahap ini, partisipan diminta untuk  menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir dalam periode waktu tertentu.

7.      Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.

Sedangkan menurut Mansoer (1989:72) Ciri khas langkah-langkah proses teknik Delphi adalah sebagai berikut:

1.      Masalah diidentifikasikan dan melalui seperangkat pertanyaan yang disusun cermat anggota kelompok diminta menyampaikan kesimpulan-kesimpulannya yang potensial.

2.      Kuesioner pertama diisi oleh anggota secara terpisah dan bebas tanpa mencantumkan nama.

3.      Hasil kuesioner pertama dihimpun, dicatat dan diperbanyak dipusat (sekretariat kelompok).

4.      Setiap anggota dikirimi tembusan hasil rekaman.

5.      Setelah meninjau hasil, para anggota ditanyai lagi tentang kesimpulan-kesimpulan mereka. Hasil yang baru biasanya menggugah para anggota untuk memberi kesimpulan baru, malah ada kalanya mereka mengubah sama sekali kesimpulan pertama mereka

6.      Langkah ke-4 dan ke-5 ini diulangi sesering ia diperlukan,sampai tercapai satu konsensus.

Langkah-langkah secara umum metode Delphi dalam 9 langkah mudah :

a.       Tentukan periode waktu 

b.      Tentukan jumlah putaran pengambilan pendapat

c.       Tentukan apa saja yang akan didefineTentukan ahlinya 

d.      Tentukan input apa yang akan diharapkan dari mereka

e.       Review literatur oleh para ahli tersebut (kriteria dan tujuan)

f.       Pelaksanaan sesi diskusi dan feedback iteratif bersama ekspertis

g.      Perumusan hasil dari sesi diskusi dengan pengelompokan, pengkategorian, ataupun pemeringkatan

h.      Menyepakati hasil diskusi dan feedback

5. Kelebihan Metode Delphi

1.      Hasil berdasarkan dari para ahli.

2.      Anonimitas dan isolasi memungkinkan kebebasan yang maksimal dari aspek-aspek negative dari interaksi sosial.

3.      Opini yang diungkapkan para ahli luas, karena dari pendapat masing-masing ahli.

6. Kekurangan Metode Delphi

1.      Biaya yang besar untuk mengundang para ahli.

2.      Hasil berdasarkan anggapan-anggapan (asumsi).

3.      Tidak semua hasil berjalan sesuai prediksi.

4.      Memakan waktu yang lama.

Dengan metode seperti ini, partisipan yang meliputi ekspertis dan praktisi dapat memberikan pendapat dan opini dengan bebas dan objektif, tanpa takut disalahkan, bahkan dapat merevisi pendapat mereka yang sebelumnya. Sehingga hasil diskusi yang diperoleh dapat bersifat sereliabel mungkin.

7. Contoh Menentukan Prioritas Masalah dengan Teknik Delphi

Nama Metode Delphi memang sophisticated (udah bayangin bahasa pemrograman aja), tapi sebenernya ide metode ini sudah ada sejak tahun 1970-an. Yang berbeda, mungkin media yang digunakan. Pengambilan input, review, diskusi dan sebagainya dapat dilakukan dengan pertemuan tatap muka, via telepon, e-mail, sampai dengan e-meeting.

Metode ini dilakukan melalui kesepakatan sekelompok orang yang sama keahliannya untuk masalah yang sedang dibicarakan dengan langkah-langlah:

1)      Tentukan kriteria yang akan digunakan untuk menilai permasalahan,  contohnya:

a)      Luasnya masalah

b)      Kegawatan masalah

c)      Besarnya masalah

d)     Kecendrungan meningkat

2)      Menentukan bobot masing-masing kriteria, contoh:

a)      Luasnya masalah (A) bobot 6

b)      Kegawatan masalah (B) bobot 9

c)      Besarnya masalah (C) bobot 8

d)     Kecendrungan meningkat (D) bobot 5

3)      Menentukan skala nilai untuk kriteria, misalnya 1-10

4)      Menentukan prioritas masalah

Kriteria Masalah	A Bobot 6	B Bobot 9	C Bobot 8	D Bobot 5	Jumlah	Prioritas
PUS tidak menjadi aksepto	3x6	2x9	3x8	4x5	80	III
Ibu hamil kurang gizi	6x6	3x9	4x8	9x5	140	I
Balita tidak ditimbang	4x6	5x9	2x9	5x5	110	II

2.      Teknik Delbecq

1. Pengertian Teknik Delbecq

Menetapkan   prioritas   masalah   menggunakan   teknik   ini   adalah  melalui diskusi kelompok namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya maka sebelumnya dijelaskan dahulu sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.

2. Langkah – Langkah Teknik Delbecq

1)      Peringkat masalah ditentukan oleh sekelompok orang yang berjumlah antara 6 sampai 8 orang atau lebih;

2)      Mula-mula dituliskan pada  white board  masalah apa yang akan ditentukan peringkat prioritasnya;

3)      Kemudian masing-masing orang tersebut menuliskan peringkat atau urutan prioritas untuk setiap masalah yang akan ditentukan prioritasnya,

4)      Penulisan tersebut dilakukan secara tertutup;

5)      Kemudian   kertas   dari   masing-masing   orang   dikumpulkan   dan   hasilnya dituliskan di belakang setiap masalah;

6)      Nilai peringkat untuk setiap masalah dijumlahkan, jumlah paling besar berarti mendapat peringkat tinggi (prioritas tinggi).

3. Kelebihan Teknik Delbecq

Keuntungan menggunakan metode Delbecq :

1)      Banyak ide yang dihasilkan. Setiap peserta yang mengikuti diberi kesempatan untuk menuliskan idenya dalam kertas. Hal itu membuat ide yang dihasilkan akan semakin banyak daripada peserta mengemukakan secara langsung.

2)      Berguna untuk mengidentifikasi masalah, mengeksplorasi solusi dan menetapkan prioritas. 5 rangkaian metode ini bermanfaat untuk mengidentifikasi semua masalah yang ada. Setiap peserta akan menyampaikan setiap masalah yang mereka hadapi dalam secarik kertas. Berdasdarkan hasil tersebut dapat dilakukan identifikasi masalah yang ada. Selanjutnya peserta dapat diintruksikan untuk menulis solusi yang mungkin dapat dilakukan untuk masalah yang ada sesuai dengan pendapatnya sendiri. Lau menetapkan suatu prioritas melalui kesepakatan bersama. Prioritas yang dihasilkan akan dapat mencerminkan apa yang benar terjadi dalam masyarakat.

3)      Mendorong semua orang untuk berkontribusi dan mencegah orang dari mendominasi diskusi. Setiap peserta diberikan porsi yang sama, sehingga tidak ada pihak ynag mendominasi dalam kegiatan ini.

4)      Menganggap setiap peserta adalah sama.

5)      Melibatkan setiap anggota kelompok dalam proses pengambilan keputusan.

6)      Setiap orang yang berbeda menunjukkan berbagai perspektif dan prioritas yang berbeda. Setiap peserta yang terlibat mempunyai latar belakang yang berbeda beda, baik dari segi pendidikan, ekonomi maupun sosial dan budaya. Perbedaan latar belakang membuat pola pikir dan presepsi setiap orang berbeda. Hal inilah yang akan dapat memperkaya maslah yang muncul maupun solusi yang ditawarkan.

7)      Melibatkan setiap peserta untuk menulis setiap gagasan yang mereka miliki.

8)      Membutuhkan hanya satu fasilitator terampil. Dalam metode ini hanya membutuhkan satu orang yang memipin diskusi sekaligus memberikan instruksi. Fasilitator bertanggungjawab atas keberlangsungan kegiatan.

4. Kelemahan Teknik Delbecq

1)      Mengasumsikan setiap peserta bisa membaca dan menulis

Asumsi setiap peserta bisa membaca dan menulis bukanlah suatu keputusan yang tepat. Setiap orang mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda, apalagi jika Delbecq dilakukan di masyarakat desa.

2)      Anggota kelompok harus membuat diri mereka tersedia untuk waktu yang diperlukan. Delbecq dengan mekanisme yang sudah ditentukan membutuhkan waktu yang relatif lama.

3)      Ide-ide dapat sakit informasi atau tidak praktis Setiap peserta harus mempunyai ide yang realistis dengan kondisi disekitar mereka. Terkadang muncul berbagai ide yang bagus tapi tidak realistis untuk diterapkan dilingkungan mereka.

4)      Tidak semua peserta akan menerima apa yang menjadi kesepakatan dalam metode Delbecq.

5. Contoh Menentukan Prioritas Masalah dengan Metode Delbecq

1)      Identifikasi masalah yang ada (misalnya ada 3 masalah)

2)      Bagi peserta menjadi beberapa kelompok (4-5 orang). Setiap kelompok berdiskusi untuk memberikan skor pada tiap masalah dengan skor tertinggi 10 dan terendah 1. Pemberian skor tinggi atau rendah tentunya mengacu pada kriteria seperti: perhatian masyarakat, prevalensi kejadian, berat ringannya masalah, kemungkinan masalah untuk diatasi, ketersediaan sumber daya masyarakat, dan lain-lain.

Contoh pemberian skor:

Kelompok 1

No	Masalah	Skor
1	Risiko terjadinya penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi pada balita	5
2	Risiko timbulnya penyakit menular	6
3	Tingginya angka kejadian neonatal	8

Kumpulkan hasil penentuan skor tersebut, masukkan dalam tabel perhitungan sebagai berikut :

Hasil Penentuan Prioritas Masalah

Masalah	Kelompok					Jumlah Skor	Prioritas Masalah
	1	2	3	4	5
Risiko terjadinya penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi pada balita	5	5	8	7	8	33	II
Risiko timbulnya penyakit menular	6	4	7	6	5	28	III
Risiko terjadinya penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi pada balita	8	6	10	8	7	39	I

Setelah diketahui urutan prioritas masalah maka pemecahan masalahnya mengikuti urutan tersebut.